育児の合間に少しずつ取り組める趣味として、家系図の作成を進めています。本人の戸籍謄本であれば、マイナンバーカードを使ってコンビニで申請することができ、簡単に手に入りますが、先祖のものとなると、保管されている役所が遠方な場合も多く、手続きに沿った郵送申請が必要になります。備忘録も兼ねて家系図作成の際に行う戸籍関連書類の郵送申請についてまとめます。
申請できる書類
家系図を作成する際には、自分の先祖にあたる人物の情報を収集することになります。この時ベースとなる情報は戸籍謄本、もしくは除籍証明、改製原戸籍謄本などの書類です。
- 「戸籍全部・個人事項証明（戸籍謄本・抄本）」：450円
- 「除籍全部・個人事項証明（除籍謄本・抄本）」：750円
- 「改製原戸籍謄本・抄本」：750円
先祖といっても血縁関係のある人物なら誰でも申請できるというわけではなく、個人情報保護の観点から、直系尊属の書類のみ申請が可能です。
また、明治19年戸籍までが申請可能で、それ以前のものについては閲覧することもできません。
なお、除籍となった戸籍について、自治体の保存義務は現在は150年間、2010年までは80年と定められていたため、市町村合併などを機に古い書類が処分されてしまっている場合もあります。
郵送申請の際に用意する物
- A4の封筒
- 140円切手
- クリアファイル
- 身分証のコピー
- 請求用紙
- 戸籍に記載されている方との直系尊属であることがわかる書類のコピー
- 定額小為替
- スマートレターライト もしくは A4の封筒
A4サイズの封筒
申請書類を送る際に使用します。サイズの指定はありませんが、スマートレターを入れるならA4サイズで送るのが便利です。
140円切手
A4封筒で、必要書類を入れて封入すると大体100g弱になるので、定形外郵便の郵送料が140円になります。郵送する書類の枚数によっては必要な費用が増減するため、ご自身でご確認ください。
クリアファイル
郵送書類を入れて送りますが、入れなくとも問題ありません。多くの自治体では送ったクリアファイルに、返送書類を入れて返送してくれます。
請求用紙
自治体ごとに少しフォーマットが異なります。インターネットで「自治体名 戸籍 郵送」などと検索すれば簡単に見つけられます。郵送先や必要な書類なども記載されているので、ご確認ください。請求用紙の書き方については後述します。
身分証のコピー
郵送の場合は本人確認書類が必要です。運転免許証やマイナンバーカードなどで対応できます。対象書類は自治体の情報をご確認ください。
戸籍に記載されている方との直系尊属であることがわかる書類のコピー
申請先の自治体で、血縁関係が確認できる場合は不要です。自分から数世代さかのぼった先祖の戸籍を請求する場合には、コピーが複数枚必要になります。
手数料分の定額小為替
3000円分ほど入れて送るのが一般的なようです。3000円分というと750円×4通分の価格。地元の自治体から取り寄せたときは、1万円以上の書類があったので、全然足りませんでした。それ以降も3000円以上になる場合が多く、はじめに購入した分の定額小為替を使い切ったあとは、電話にて必要費用をご連絡いただき、現金書留や普通為替であとから送るという方法をとっています。
請求用紙の書き方
戸籍を取得する人の中で、家系図作成のためという方はおそらく少数派なのだと思います。申請用紙に記載するときのポイントをまとめます。（いつも私が記載している内容です）
- 請求する人の本籍：必須
- 筆頭者：必須（今回請求する方の名前）
- 請求する人の生年月日：空欄
- 証明書の種類と枚数：空欄
- 請求の理由もしくは備考欄など：家系図作成のためであることを記載
請求理由に書くべき文言
請求の理由もしくは備考欄などには、下記の内容を記載しています。
家系図作成のため、直系尊属に関する戸籍を辿れるだけすべて発行してください 戸籍に記載されている人の情報は1名分だけでそれ以前の先祖も、同一の自治体に戸籍がある限りさかのぼってくれます。私の場合は一つの自治体から最大25通が発行されました。
定額小為替について
定額小為替は郵便局の窓口で購入できます。50円、100円、150円、200円、250円、300円、350円、400円、450円、500円、750円、1000円の12種類があります。金額に関わらず1枚につき交付手数料が200円かかります。
申請書に同封して送るのであれば、1000円の定額小為替を何枚か入れるのが良いかと思います。1つの自治体で金額が大きくなってしまった場合には、定額小為替で払おうとすると、手数料だけでそれなりの金額になってしまうので、そのような場合には普通為替を利用することもできます。
普通為替の発行手数料は5万円以下であれば1枚550円なので、どちらを使うのが安く済むのか計算して購入するのがおすすめです。また、現金書留での支払いを受け付けている自治体もあります。
おわりに
家系図作成のための戸籍の郵送での取り寄せ方法をまとめました。細かな手数料や郵送料がかかるので、工夫して安く済むようにできるといいですね。
